Η Κοινοτική άδεια του Μεταφορέα, δεν μεταβιβάζεται σε τρίτους, ενώ ένα επικυρωμένο γνήσιο αντίγραφο της κοινοτικής άδειας φυλάσσεται μέσα σε κάθε όχημα του μεταφορέα και επιδεικνύεται όποτε το ζητούν οι αρμόδιοι για τον έλεγχο υπάλληλοι.
Η κοινοτική άδεια και τα επικυρωμένα γνήσια αντίγραφα φέρουν τη βούλα ή την σφραγίδα της εκδούσας αρχής, καθώς και γνήσια υπογραφή και αύξοντα αριθμό. Οι αύξοντες αριθμοί της κοινοτικής άδειας και των επικυρωμένων γνησίων αντιγράφων καταχωρίζονται στο εθνικό ηλεκτρονικό μητρώο επιχειρήσεων οδικών μεταφορών που προβλέπεται, στον νέο κανονισμό
Στην περίπτωση συνδυασμού συζευγμένων οχημάτων, το επικυρωμένο γνήσιο αντίγραφο συνοδεύει το μηχανοκίνητο όχημα.
Το εν λόγω αντίγραφο καλύπτει το σύνολο των συζευγμένων οχημάτων ακόμα και αν το ρυμουλκούμενο ή το ημιρυμουλκούμενο δεν είναι εγγεγραμμένα ούτε έχουν τεθεί σε κυκλοφορία στο όνομα του δικαιούχου της άδειας ή είναι εγγεγραμμένα και έχουν τεθεί σε κυκλοφορία σε άλλο κράτος μέλος.