Το σημαντικότερο ίσως εργαλείο στα χέρια του υπεύθυνου μιας εταιρείας Logistics ή του fleet manager της μεταφορικής είναι τα στοιχεία που καταγράφει ο ψηφιακός ταχογράφος των φορτηγών. Πρόκειται για δεδομένα άκρως απαραίτητα από νομικής πλευράς, σύμφωνα με τη νομοθεσία και εξαιρετικά πολύτιμα για τη σωστή διαχείριση του στόλου. Ας τα δούμε, με βοήθημα και πηγή άντλησης των παρακάτω πληροφοριών την VDO, κορυφαίο σήμερα κατασκευαστή ψηφιακών ταχογράφων και των απαραίτητων περιφερειακών για την πλήρη εκμετάλλευση των καταγραφών:

Πώς φτάνουν τα δεδομένα μου στο γραφείο;

Για τη συμμόρφωση με τους νομικά ορισμένους κανόνες αρχειοθέτησης, θα πρέπει τακτικά να μεταφορτώνονται τα δεδομένα από τη μαζική μνήμη του ταχογράφου και την κάρτα του οδηγού. Η VDO προσφέρει αρκετές διαφορετικές λύσεις μεταφόρτωσης δεδομένων για διαφορετικές εφαρμογές, φιλικές προς το χρήστη και με αξιόπιστο σύστημα ασφαλείας δεδομένων.

Ασύρματες Λύσεις

Remote Download Device (DLD): Το DLD είναι μια άνετη λύση για μεταφορά των δεδομένων της μαζικής μνήμης και  της κάρτας του οδηγού ασύρματα. Η διαδικασία μεταφόρτωσης ελέγχεται από τον υπολογιστή του γραφείου, το οποίο σημαίνει ότι η κάρτα της εταιρείας μπορεί να μείνει στο γραφείο. Τα δεδομένα του οχήματος και του οδηγού μπορούν να μεταφορτωθούν με τις νόμιμες προθεσμίες και να μεταφερθούν απευθείας στο αρχείο TIS. Σε καμία περίπτωση η κάρτα της εταιρείας δεν χρειάζεται να εισαχθεί στον ψηφιακό ταχογράφο. Το DLD είναι διαθέσιμο σε δυο εκδόσεις:

n DLD μικρής εμβέλειας – μέσω WLAN από την ιστοσελίδα του στόλου: Εάν ένα όχημα είναι σε διαφορετικό σημείο από την έδρα π.χ. στο σταθμό ανεφοδιασμού πετρελαίου, το DLD μικρής εμβέλειας μπορεί να μεταδώσει δεδομένα μέσω ενός τοπικού ασύρματου δικτύου (WLAN). Δεν υπάρχει κανένα κόστος για τη μεταφορά των δεδομένων, για το λόγο ότι η μεταφορά γίνεται στο ήδη υπάρχον εταιρικό δίκτυο.

n DLD μεγάλης εμβέλειας – πανευρωπαϊκά μέσω GPRS: Όταν κάνετε χρήση του DLD μεγάλης εμβέλειας, τα δεδομένα μεταφέρονται σε ένα server της VDO μέσω ενός ασύρματου δικτύου (GPRS). Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στον server της VDO μέσω μια ασφαλούς σύνδεσης ίντερνετ. Η μαζική μνήμη και η κάρτα οδηγού μπορούν να μεταφορτωθούν οπουδήποτε και οποτεδήποτε.

DLD Μικρής Εμβέλειας:

Πιστοποίηση

1. Το DLD χρησιμοποιείται για να εγκαταστήσει μια σύνδεση μεταξύ του DTCO και του Remote TCO Manager (RTM) στον υπολογιστή του γραφείου.

2. Η επικύρωση γίνεται μεταξύ της εταιρικής κάρτας και του DTCO

Μεταφόρτωση δεδομένων

3. Αξιόπιστη μεταφόρτωση δεδομένων από τον DTCO στο DLD (κάρτα οδηγού και/η μαζική μνήμη), όπου τα δεδομένα συλλέγονται και κρυπτογραφούνται.

Μετάδοση δεδομένων

4. Το DLD μεταδίδει κρυπτογραφημένα δεδομένα στον υπολογιστή γραφείο μέσω WLAN.

5. Τα δεδομένα για τους πελάτες του TIS-Web μεταδίδονται απευθείας στον server του TIS-Web μέσω μιας ασφαλούς σύνδεσης στο Internet (https) – και είναι έτοιμα για επεξεργασία άμεσα.

DLD Μεγάλης Εμβέλειας:

Πιστοποίηση

1. Το DLD χρησιμοποιείται για να εγκαταστήσει μια σύνδεση μεταξύ του DTCO και του Remote TCO Manager (RTM) στον υπολογιστή του γραφείου.

2. Η επικύρωση γίνεται μεταξύ της εταιρικής κάρτας και του DTCO

Μεταφόρτωση δεδομένων

3. Αξιόπιστη μεταφόρτωση δεδομένων από τον DTCO στο DLD (κάρτα οδηγού και/η μαζική μνήμη), όπου τα δεδομένα συλλέγονται και κρυπτογραφούνται.

Μετάδοση δεδομένων

4. Το DLD μεταδίδει κρυπτογραφημένα δεδομένα στον υπολογιστή γραφείου μέσω ασυρμάτου δικτύου GPRS.

5α. Τα δεδομένα για τους πελάτες του TIS-Web μεταδίδονται απευθείας στον server του TIS-Web μέσω μιας ασφαλούς σύνδεσης στο Internet (https) – και είναι έτοιμα για επεξεργασία άμεσα.

5β. Σε περίπτωση εφαρμογής γραφείου π.χ. TIS-Office, τα δεδομένα μεταδίδονται μέσω ενός απομακρυσμένου server απευθείας στον υπολογιστή του γραφείου μέσω ασφαλούς σύνδεσης Internet (https).

Τι να κάνω με τα μεταφορτωμένα δεδομένα;

Η απάντηση της VDO σε αυτήν την ερώτηση ονομάζεται TIS (σύστημα πληροφοριών ταχογράφων).

Για τη συμμόρφωση με τις νομικές υποχρεώσεις, πρέπει να απεικονίσετε τα μεταφορτωμένα στοιχεία, να τα αρχειοθετείτε για όσο χρόνο απαιτεί ο νόμος, ώστε να είναι διαθέσιμα στις αρμόδιες αρχές όταν σας ζητηθούν.

Μπορείτε να αξιολογήσετε τα στοιχεία χρησιμοποιώντας μια κατάλληλη λύση διαχείρισης δεδομένων προκειμένου να βελτιστοποιηθούν οι λειτουργικές διαδικασίες – και μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα για λόγους επιχειρησιακής διαχείρισης.

Για να κάνετε την καλύτερη δυνατή χρήση των δεδομένων, χρειάζεστε μια λύση διαχείρισης δεδομένων – αυτήν η οποία υποστηρίζει βέλτιστα τις συγκεκριμένες απαιτήσεις σας. Εντούτοις, προτού αγοράσετε μια τέτοια λύση, πρέπει να αναρωτηθείτε για τα ακόλουθα:

n Θέλω μόνο να συμμορφωθώ με τις νομικές υποχρεώσεις αρχειοθέτησης – ή θέλω να χρησιμοποιήσω τα στοιχεία για την επιχείρησή μου;

n Θέλω μόνο να απεικονίσω τα αρχειοθετημένα δεδομένα από τους μεμονωμένους οδηγούς και τα οχήματα – ή να κάνω υψηλότερου επιπέδου αξιολογήσεις;

n Πόσο μεγάλος και οργανωμένος είναι ο στόλος μου; Οργανώνεται κεντρικά ή αποκεντρώνεται;

n Ποιος πρέπει να έχει πρόσβαση στα συγκεκριμένα δεδομένα; Οι ιδιοκτήτες της εταιρείας, υπάλληλοι, διευθυντές προμήθειας, κλπ;

Τι μπορούν να μου προσφέρουν οι λύσεις της VDO;

Η VDO προσφέρει τρεις βασικές λύσεις διαχείρισης δεδομένων υπό τη σκέπη του TIS, κατάλληλες για τις συγκεκριμένες απαιτήσεις μιας εταιρείας.

Πρόκειται για το TIS-Web, το TIS-Office και το TIS-Compact II. Αναλυτικότερα:

TIS-Web

Με το TIS-Web μπορείτε:

n να απεικονίσετε, αρχειοθετήσετε, αξιολογήσετε και διαχειριστείτε τη μαζική μνήμη και τα δεδομένα της κάρτας οδηγού.

n να διαβάσετε, απεικονίσετε και αξιολογήσετε τα διαγράμματα ταχογράφων,

n να ανακτήσετε μεταφορτωμένα αρχεία για οποιονδήποτε οδηγό, όχημα και χρονική περίοδο (π.χ. για τις επιθεωρήσεις από τις αρχές).

n να δείτε με μια ματιά εάν τα μεταφορτωμένα δεδομένα έχουν οποιοδήποτε σφάλμα.

n να ελέγξετε τους χρόνους οδήγησης και τις περιόδους ανάπαυσης των οδηγών σας.

n να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα των οδηγών σας και να δημιουργήσετε πρόγραμμα εργασιών.

n να ελέγξετε το πλάνο των οχημάτων

και να προετοιμαστείτε για τους επερχόμενους ελέγχους αυτών (π.χ. αλλαγές ελαστικών).

n να δείτε τα δεδομένα ταχύτητας.

n να δημιουργήσετε αναφορές που παρέχουν σαφή περίληψη των δεδομένων για τις επιθυμητές χρονικές περιόδους.

n να εξαγάγετε αναφορές αποτελεσμάτων για άλλα προγράμματα προς περαιτέρω επεξεργασία.

Το TIS-Web προσφέρει:

n αυτόματο έλεγχο υπογραφών των μεταφορτωμένων αρχείων και της ανακοίνωσης εάν οποιαδήποτε από τα αρχεία είναι ελαττωματικά.

n Υπενθύμιση για επερχόμενη μεταφόρτωση.

n Αυτόματη διαγραφή των δεδομένων στη λήξη του χρονικού ορίου αρχειοθέτησης.

TIS-Office

Με το TIS-Office μπορείτε:

n να απεικονίσετε, αρχειοθετήσετε, αξιολογήσετε και διαχειριστείτε τη μαζική μνήμη και τα δεδομένα της κάρτας οδηγού.

n να διαβάσετε, απεικονίσετε και αξιολογήσετε τα διαγράμματα ταχογράφων.

n να ανακτήσετε μεταφορτωμένα αρχεία για οποιονδήποτε οδηγό, όχημα και χρονική περίοδο (π.χ. για τις επιθεωρήσεις από τις αρχές).

n να δείτε με μια ματιά εάν τα μεταφορτωμένα δεδομένα έχουν οποιοδήποτε σφάλμα.

n να ελέγξετε τους χρόνους οδήγησης και τις περιόδους ανάπαυσης των οδηγών σας.

n να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα των οδηγών σας και να δημιουργήσετε πρόγραμμα εργασιών.

n να ελέγξετε το πλάνο των οχημάτων και να προετοιμαστείτε για τους επερχόμενους ελέγχους αυτών (π.χ. αλλαγές ελαστικών).

n να δείτε τα δεδομένα ταχύτητας.

n να δημιουργήσετε αναφορές που παρέχουν σαφή περίληψη των δεδομένων για τις επιθυμητές χρονικές περιόδους.

n να λάβετε αναφορές αποτελεσμάτων για άλλα προγράμματα προς περαιτέρω επεξεργασία.

Το TIS-Office προσφέρει επίσης:

n αυτόματο έλεγχο υπογραφών των μεταφορτωμένων αρχείων και εμφάνιση ανακοίνωσης εάν οποιαδήποτε από τα αρχεία είναι ελαττωματικά.

n Υπενθύμιση για επερχόμενη μεταφόρτωση.

n Αυτόματη διαγραφή των δεδομένων στη λήξη του χρονικού ορίου αρχειοθέτησης.

TIS-Compact II

Με το TIS-Compact II μπορείτε:

n να μεταμορφώσετε τη μαζική μνήμη και τα στοιχεία καρτών οδηγών από όλους τους ψηφιακούς ταχογράφους. Μια κάρτα επιχείρησης πρέπει να εισέλθει στη συσκευή για να πραγματοποιηθεί η μεταφόρτωση.

n να μεταφέρετε εύκολα τα δεδομένα σε έναν υπολογιστή.

n να δείτε τις δραστηριότητες των μεμονωμένων οδηγών (χρόνος οδήγησης, χρόνος απασχόλησης και περίοδοι ανάπαυσης) και ένα προφίλ ταχύτητας για τις προηγούμενες επτά ημέρες.

n να εξαγάγετε δεδομένα για επεξεργασία σε άλλες εφαρμογές υπολογιστών.

n να εκτυπώσετε τα εμφανιζόμενα δεδομένα οχημάτων και οδηγών. Το TIS-Compact II σας προσφέρει:

n αυτόματο έλεγχο υπογραφών των μεταφορτωμένων αρχείων και της ανακοίνωσης εάν οποιαδήποτε από τα αρχεία είναι ελαττωματικά.

n μια λειτουργία υπενθυμίσεων για επερχόμενη μεταφόρτωση.